（1）数据录入，对于不同的数据信息，由相关部门输入，部门包括科室和下级单位，凡是属于同一内容信息的，只要而且只能输入一次即可。
（2）数据查询，负责某类数据的用户可以授权别人来查询该类数据，别的用户被授权后，就可以查询自己权限范围内的数据。
（3）数据统计，基础库系统应该包括一个功能灵活的报表生成工具，只要统计的内容在基础数据库中，就可以自动生成需要的报表，报表可自定义数据格式、自定义统计流程，从而解决教育管理大量报表费时费力的问题。
（4）业务支持系统：对于某些更加复杂业务科室的应用，还需要在基础数据库的系统上专门设置支持各部门具体业务逻辑的应用模块，实现各科室日常管理工作的信息化。
目前，各类教育信息网络建设项目中，都把信息管理列为必建内容之一，但真正能够用起来、用得良好的几乎没有，究其原因在于只注重软硬件系统的建设，而忽视了教育基础数据的数字化、数据维护与更新制度建设、数据管理模式的建设，尤其是忽视了数据管理模式。目前各地教育信息系统建设，基本上是以学校为单位来组织，各自为政，信息不能相互沟通和交流，形成一个个信息“孤岛”，对区域性的教育管理现代化起着严重的阻碍作用。对于一个基层教育行政区域来说，教育管理是统一的，教育信息管理应该自上而下推进，统一数据标准，将教育局人、财、物基本信息数据集中存储管理，采用EASP（教育应用服务提供）的建设模式，通过数据中心的一套教育管理基础数据库系统，为基层不同的学校提供个性化的服务，同时在数据集中的基础上，针对不同的科室提供不同逻辑的业务支持系统，可以使得教育行政人员对这些信息进行增加、删除、修改、查询、统计和分析，及时和准确地进行数据统计，简单便捷地查询当前或某些特定时间、特定条件的数据，满足随时进行统计分析、提供辅助决策的需要，从而推动教育行政现代化的进程。
教育管理基础数据库是教育管理现代化的基础性工程，它的出现和普及应用是教育管理发展到一定阶段的必然产物，是未来的发展趋势，但它的推进与实施，不是突变的，而是需要一个渐进的过程。目前广东的佛山市、东莞市等地区正在逐步推进管理基础库建设，已做了一些有益的尝试，但仍然任重道远。教育管理现代化，不仅仅是技术手段与支持环境的现代化，更重要的是管理制度、管理模式、管理思想的现代化，离开了这几个方面的互动，将难以取得显著的进展。
六、教育信息化技术标准指路
由于我国目前还没有制定和强制实施关于教育信息化相关的技术标准，各教育信息系统的资源自成体系，无法实现有效交流和共享，造成大量低水平的重复性开发工作，不但带来人力物力的浪费，也无法与国际上的教育信息技术体系相沟通，随着教育信息化的深入发展，这些深层次矛盾也逐步显露、逐步尖锐起来。
教育部对教育信息化技术标准化建设工作极为重视。2000年11月，组织国内8所重点高校的有关专家开展教育信息化技术标准研制工作，并成立了教育部教育信息化技术标准委员会，简称CELTSC (Chinese e-Learning Technology Standardization Committee)。该委员会同时也是国家信息技术标准化技术委员会的专业委员会以及国际标准组织ISO JTC1/SC36和IEEE LTCS的团体会员。该委员会以研究、制订、推广与教育信息化相关的技术标准为使命。
我国的教育信息化技术标准研制工作以国际国内现代远程教育以及教育信息技术的大发展与大竞争为背景，以促进我国教育信息化的发展为出发点，以实现资源共享、系统互操作性、保障远程教育服务质量为目标，通过跟踪国际标准研究工作和引进相关国际标准，根据我国教育实际情况修订与创建各项标准，最终形成一个具有中国特色的教育信息化技术标准体系。